Ajuda

Introdução

A autenticação do usuário é feita com a senha do IF, a mesma utilizada para e-mail.

As secretárias de algumas comissões pré-definidas e as secretárias de departamento serão responsáveis pelo agendamento no sistema, somente elas terão acesso ao agendamento.

Os docentes para agendarem seus eventos deverão solicitar à secretária do departamento, com no mínimo dois dias de antecedência, especificando os equipamentos de audiovisual que irão utilizar. Os equipamentos de audiovisual na hora da reserva devem ser cadastrados no campo Acessórios.

Se a responsável pelo agendamento quiser receber e-mail confirmando a reserva, deverá anteriormente deixar cadastrado a opção em preferências de notificação. Clicar em:

Minha Conta -> Preferências de Notificação -> Envie-me um e-mail

Cadastro de Usuários

O registro de usuário é necessário para utilizar o sistema se o administrador tiver habilitado essa opção. Após sua conta ser registrada, você vai ser capaz de efetuar login e acessar quaisquer recursos a que você possuir permissão.

Agendamento

No item de menu Agenda, você encontrará o item "Reserva". Isto irá mostrar-lhe as faixas de horários disponíveis, reservados e bloqueados, permitindo reservar recursos aos quais você tenha permissão.

Expresso

Na página de Reservas, encontre o recurso, a data e a hora que você gostaria de reservar. Clicando no intervalo de tempo permitirá que você mude os detalhes da reserva. Clicando no botão Criar irá verificar a disponibilidade, fazer a reserva e enviar e-mails de alerta. Será informado um código de referência para utilizar no acompanhamento da reserva.

Quaisquer alterações feitas a uma reserva não terão efeito até que você salve a reserva.

Somente os administradores do sistema podem criar reservas no passado.

Multiplos Recursos

Você pode reservar todos os recursos a que você tem permissão, como parte de uma única reserva. Para adicionar mais recursos à a sua reserva, clique no link Mais Recursos, exibido ao lado do nome do recurso primário que você está reservando. Você será então capaz de adicionar mais recursos, selecionando-os e clicando no botão Concluído.

Para remover recursos adicionais de sua reserva, clique no link Mais Recursos, desmarque os recursos que você deseja remover e clique no botão Concluído.

Recursos adicionais estarão sujeitos às mesmas regras que os recursos primários. Por exemplo, isto significa que se você tentar criar uma reserva de 2 horas com o Recurso 1, que tem um comprimento máximo de 3 horas e com o Recurso 2, que tem um comprimento máximo de 1 hora, a reserva será negada.

Você pode ver os detalhes de um recurso passando o mouse sobre o nome do recurso.

Datas Recorrentes

Uma reserva pode ser configurada para se repetir de várias maneiras diferentes. Para todas as opções de repetição, a data final é inclusiva.

As opções de repetição permitem possibilidades de recorrência flexíveis. Por exemplo: Repetir diáriamente a cada 2 dias vai criar uma reserva a cada dois dias para o seu tempo especificado. Repitir semanalmente, cada uma semana na segunda-feira, quarta-feira, Sexta-feira vai criar uma reserva em cada um desses dias todas as semanas no seu tempo especificado. Se você estivesse criando uma reserva em 15/01/2011, repetindo mensalmente, a cada 3 meses no dia do mês criaria uma reserva a cada três meses no dia 15. Como 15/01/2011 é o terceiro sábado de janeiro, o mesmo exemplo com o dia da semana selecionada iria repetir a cada três meses no terceiro sábado do mês.

Participantes Adicionais

Você pode Adicionar ou Convidar outros participantes quando realiza uma reserva. Adicionando alguém vai incluí-lo na reserva e um convite não será enviado. O usuário adicionado receberá um e-mail. Convidando um usuário irá enviar um e-mail convite e dar ao usuário uma opção para aceitar ou recusar o convite. Aceitar um convite adiciona o usuário à lista de participantes. Recusar um convite remove o usuário os convidados Lista.

O número total de participantes é limitado pela capacidade cadastrada para o recurso.

Acessórios

Os acessórios podem ser pensados como objetos usados durante uma reserva. Os exemplos podem ser projetores ou cadeiras. Para adicionar acessórios à sua reserva, clique no link Adicionar à direita do título Acessórios. De lá você vai ser capaz de selecionar uma quantidade para cada um dos acessórios disponíveis. A quantidade disponível durante o período da reserva vai depender de quantos acessórios já estão reservados.

Reserva Em Nome de Terceiros

Os administradores do sistema e administradores de grupos podem fazer reservas em nome de outros usuários, clicando no link Alterar à direita do nome do usuário.

Os administradores do sistema e administradores do grupo podem também modificar e apagar as reservas detidas por outro usuários.

Atualizando uma reserva

Você pode atualizar qualquer reserva que você criou ou que foi criado em seu nome.

Atualizando instâncias específicas de uma série

Se a reserva for definida para se repetir, então uma série é criada. Depois de fazer alterações e atualizar a reserva, você será perguntado sobre qual instâncias da série que pretende aplicar as alterações. Você pode aplicar as alterações para a instância que você está vendo (Apenas Nesta Instância) e nenhuma outra instância será alterada. Você pode atualizar Todas As Instâncias para aplicar a alteração para cada instância da reserva que ainda não ocorreu. Você também pode aplicar a alteração apenas para ocorrências futuras, que irá atualizar todas as instâncias de reserva, incluindo e após a instância que você está vendo.

Somente administradores do sistema podem atualizar reservas no passado.

Excluindo uma Reserva

A exclusão de uma reserva remove completamente a mesma da agenda. Ela deixará de estar visível em qualquer lugar no sistema

Exclusão de Instâncias Específicas de uma Série

Semelhante ao atualizar uma reserva, ao excluir, você pode selecionar quais as instâncias que você deseja excluir.

Somente administradores do sistema podem excluir reservas no passado.

Adicionando uma Reserva ao Calendário(Outlook®, iCal, Mozilla Lightning, Evolution)

Ao visualizar ou atualizar uma reserva, você verá um botão para Adicionar ao Outlook. Se o Outlook está instalado no seu computador, então você deve ser questionado a adicionar a reunião. Se ele não estiver instalado, você será solicitado a baixar um arquivo.ics. Este é um formato de calendário padrão. Você pode usar esse arquivo para adicionar a reserva a qualquer aplicação que suporta o formato de arquivo iCalendar.

Inscrevendo-se em Calendários

Calendários podem ser publicados para agenda, recursos e usuários. Para que esse recurso funcione, o administrador deve ter configurada uma chave de inscrição no arquivo de configuração. Para habilitar inscrição em calendários para recursos e agendas, basta habilitar as inscrições ao gerenciar a Agenda ou Recurso. Para ativar a inscrições de calendário pessoal, abra Agenda -> Meu Calendário. No lado direito da página, você encontrará um link para permitir ou desabilitar inscrições em calendário.

Para se inscrever em um Calendário, aberta Agenda-> Calendário de Recursos e selecione a agenda que quiser. No lado direito da página, você encontrará um link para se inscrever na agenda atual. Inscrever-se uma Agenda de Recurso segue os mesmos passos. Para inscrever em seu calendário pessoal, abra Agenda -> Meu Calendário. No lado direito da página, você encontrará um link para se inscrever no calendário atual.

Cliente de Calendário (Outlook®, iCal, Mozilla Lightning, Evolution)

Na maioria dos casos, basta clicar no link Inscrever-se neste Calendário para configurar automaticamente a inscrição em seu cliente de calendário. Para o Outlook, se não adicionar automaticamente, abra a vista de Calendário, em seguida, clique com o botão direito em Meus Calendários e escolha Adicionar Calendário -> A partir da Internet. Cole a URL impressa sob o link Inscrever-se neste Calendário no sistema.

Google® Calendar

Abra as configurações do Google Calendar. Clique na guia Calendários. Clique em Procurar calendários interessantes. Clique em adicionar pela URL. Cole a URL impressa sob o link Inscrever-se neste Calendário no sistema.

Cotas

Os administradores têm a capacidade de configurar regras de cotas com base numa variedade de critérios. Se a sua reserva violar qualquer cota, você será notificado e a reserva será negada.

Administração

Se você tiver um papel de Administrador do Sistema, você verá o item de menu Gerenciamento da Aplicação. Todas as tarefas administrativas podem ser encontradas lá.

Configurando Agendas

Ao instalar o sistema uma agenda padrão será criada. A partir da opção de menu Agenda, é possível visualizar e editar atributos das agendas atuais.

Cada agenda deve ter um formato definido. Ele controla a disponibilidade dos recursos nessa agenda. Clicando no link Mudar Formato exibirá o editor de formato. Aqui você pode criar e alterar os intervalos de tempo que estão disponíveis ou bloqueados para as reservas. Não há qualquer restrição sobre as faixas de tempo, mas você deve fornecer valores de faixa para todas as 24 horas do dia, um por linha. Além disso, o formato da hora deve ser de 24 horas. Você também pode fornecer um rótulo de exibição para qualquer uma ou todas as faixas, se desejar.

Uma faixa sem rótulo será formatada dessa forma: 10:25 - 16:50

Uma faixa com rótulo será formatada dessa forma: 10:25 - 16:50 Período 4 da Agenda

Abaixo da configuração do intervalo está um assistente de criação de intervalo. Isso irá configurar faixas disponíveis num dado intervalo entre os horários de início e término.

Configurando Recursos

Você pode visualizar e gerenciar recursos na opção de menu Recursos. Aqui você pode mudar os atributos e configuração de uso de um recurso.

Os recursos no sistema podem ser qualquer coisa que você queira tornar reservável, tais como salas ou equipamentos. Cada recurso deve ser atribuído a uma agenda para que ele seja reservado. O recurso vai herdar tudo o que o formato da agenda usa.

Definir uma duração mínima de reserva vai impedir que reservas durem menos do que a quantidade configurada. O padrão é sem mínimo definido.

Definir uma duração máxima de reserva vai impedir que reservas durem mais do que a quantidade configurada. O padrão é sem máximo definido.

Configurar um recurso para exigir aprovação vai colocar todas as reservas para esse recurso em um estado pendente até que seja aprovado. O padrão é sem aprovação necessária.

Configurar um recurso para permitir automaticamente acesso a ele irá dar a todos os novos usuários permissão para acessar o recurso desde o momento de registro. O padrão é de automaticamente permitr o acesso.

Você pode exigir um tempo de espera da reserva, definindo que um recurso exija um certo número de dias / horas / minutos para notificação. Por exemplo, se é atualmente 10:30 AM na segunda-feira e o recurso exige a notificação de um dia, o recurso não será capaz de ser reservado até 10:30 AM da terça-feira. O padrão é que as reservas podem ser feitas até até o tempo atual.

Você pode impedir que os recursos sejam reservado muito distantes no futuro, exigindo uma notificação máxima de dias / horas / minutos. Por exemplo, se é atualmente 10:30 AM em uma segunda-feira e o recurso não pode terminar com mais de 1 dia no futuro, o recurso não será capaz de ser reservado até 10:30 do domingo. O padrão é nenhum máximo.

Alguns recursos podem ter uma capacidade de utilização definida. Por exemplo, algumas salas de conferências só podem armazenar até 8 pessoas. Definindo a capacidade de recursos impedirá um número de participantes de uma só vez maior do que o número configurado , excluindo o organizador. O padrão é que os recursos têm capacidade ilimitada.

Administradores do sistema estão isentos de restrições de uso.

Images dos Recursos

Você pode definir uma imagem para um recurso que será exibido durante a visualização de detalhes do recurso na página de reservas. Esta funcionalidade requer que a bilioteca php_gd2 esteja instalada e ativada em seu arquivo php.iniMais Detalhes

Configurando Acessórios

Accessórios podem ser pensados como objetos usado durante a reserva. Exemplos podem ser projetos ou cadeiras em um auditório ou sala de conferência.

Os accessórios podem ser visualizados e gerenciados a partir do item de menu Acessórios, sob o item de menu Recursos. Configurar uma quantidade para um acessório irá prevenir mais do que o número configurado de ser reservado de uma só vez.

Configurando Cotas

Cotas evitam reservas de ser realizadas com base em um limite configurável. O sistema de cotas no sistema é muito flexível, o que permite construir limites com base na duração da reserva e números de reservas, além de "pilha" de limites de cota. Por exemplo, se existir uma quota limitando um recurso de 5 horas por dia e existe uma outra cota para limitar 4 reservas por dia, um utilizador seria capaz de fazer 4 reservas de uma hora, mas seria proibido de realizar de 3 reservas de duas horas de duração. Isso permite que combinações poderosas de cotas sejam construídas.

Administradores do sistema estão isentos de limites de cota.

Configurando Anúncios

Os anúncios são uma maneira muito simples para exibir notificações aos usuários do sistema. A partir do item de menu Avisos você pode ver e gerenciar os anúncios que são exibidos para os usuários no Painel de Controle. Um anúncio pode ser configurado com um início opcional e data de término. Um nível de prioridade opcional também está disponível, que classifica os anúncios de 1 a 10.

HTML é permitido no texto do anúncio. Isso permite você inserir links ou imagens de qualquer lugar na web.

Configurando Grupo de Usuários

Grupos organiza usuários, controle permissão de acesso à recursos e define papéis dentro da aplicação.

Papéis

Papéis fornece autorização para executar certas ações a um grupo de usuários.

Usuários que pertencem a um grupo que possui papel de Administrador do sistema possuem privilégio de administração plena do sistema. Este papel tem quase nenhuma restrição sobre quais recursos podem ser reservados. Eles pode gerenciar todos os aspectos do sistema.

Usuários que pertencem a um grupo com papel de Administrador de Grupo são capazes de reservar em nome e gerenciar usuários dentro desse grupo.

Visualização e Gerenciamento de Reservas

Você pode visualizar e gerenciar as reservas no menu Reservas. Por padrão, você verá os últimos 7 dias e os próximos 7 dias de reservas. Isso pode ser filtrado de maneira mais ou menos granular dependendo do que você está procurando. Esta ferramenta permite que você encontre rapidamente um ato em uma reserva. Você também pode exportar a lista de reservas filtradas para o formato CSV para posterior elaboração de relatórios.

Reservation Approval

From the Reservations admin tool you will be able to view and approve pending reservations. Pending reservations will be highlighted.

Aprovação de Reservas

A partir da ferramenta de administração de reservas você vai ser capaz de ver e aprovar reservas pendentes. Reservas pendentes estarão realçadas.

Visualizando e Gerenciando Usuários

Você pode adicionar, visualizar e gerenciar todos os usuários registrados no item de menu Usuários. Esta ferramenta permite que você mude permissão de acesso à recursos de usuários individuais, desativar ou apagar contas, redefinir senhas de usuário e editar detalhes do usuário. Você também pode cadastrar novos usuários. Isto é especialmente útil se o auto-registro está desabilitado.